Come organizzare i tavoli in 5 semplici passi

L’organizzazione dei tavoli può trasformarsi in un gioco tanto divertente quanto stressante. In ogni caso sarà necessario agire con buon senso, sistemando i tavoli in modo coerente e permettendo agli invitati di godersi a pieno la giornata. Segui questi 5 semplici passi e disponi i tavoli in maniera perfetta.


Passo 1: Stabilisci un modus operandi

Come già detto, organizzare i tavoli può trasformarsi in un gioco, e come tale necessita gli strumenti adeguati. Prepara quindi carta, post-it, evidenziatori, penne, pennarelli e comincia con l’organizzazione.
Prima di tutto dovrai aver confermato la location, in modo da conoscere la dimensione degli spazi a tua disposizione, una volta ottenuta questa informazione prendi carta e penna, disegna lo spazio, i tavoli e la loro posizione.
Scrivi quindi i nomi dei tuoi ospiti sui post-it, che avrai comprato di diversi colori, posizionandoli sul disegno realizzato precedentemente. I post-it ti permetteranno di spostare facilmente gli invitati da un tavolo all’altro, provando così combinazioni diverse.

Bottega Incontroluce
Bottega Incontroluce

Passo 2: Lavora con una lista di invitati definitiva, o quasi

Sarà importante avere una lista quasi definitiva, per non dire completamente definitiva, degli invitati. Solo così potrai farti un’idea e cominciare a disporre i tavoli. Dovrai anche stilare una lista di invitati alternativa, nel caso in cui si verifichino cambi o disdette dell’ultim’ora. Informati quindi, sulla tipologia dei tavoli per capire il numero di persone da inserire e come posizionarli.

Valeria Santoni
Valeria Santoni

Passo 3: Organizza gli invitati per colore

Il modo più pratico per cominciare a disporre gli invitati nei vari tavoli è dividerli per colore, associandoli ad un gruppo specifico: parenti, colleghi di lavoro, amici dell’università… Così facendo dovrai solo prendere il post-it corrispondente e posizionarlo sul tavolo.

Per prima cosa scegli le persone che prenderanno posto al tavolo presidenziale ovvero genitori, testimoni e identificali tutti con lo stesso colore. Se avrai la fortuna di avere un tavolo rotondo, tutti gli ospiti si sentiranno allo stesso livello e nessuno verrà escluso dalla conversazione.
Concentrati poi, sulle persone che condividono tra di loro un legame familiare come i nonni e gli zii più anziani, potrai assegnarli allo stesso gruppo, magari aggiungendo quel cugino di tuo padre che ha un legame molto stretto con la familia e che non è più giovincello, tra di loro regnerà la sintonia.
I cugini, che non siano bambini, potranno essere identificati con lo stesso colore e quindi sistemati allo stesso tavolo; molti di loro saranno accompagnati e altri single, ma si sentirenno perfettamente a loro agio allo stesso tavolo.
Ci sarà poi il tavolo dei bambini, composto dai membri più piccoli della famiglia: figli di fratelli, zii, cugini, e quelli degli amici. Se sono troppi si potranno creare due tavoli, uno per i figli dei familiari e l’altro per i figli degli amici.
A questo punto concentrati sugli amici. In alcuni casi possono condividere il tavolo con i cugini, se questi ultimi non sono molto numerosi, ma solitamente sono divisi per gruppi: amici dell’università, d’infanzia, colleghi di lavoro. È necessario assegnare ad ogni gruppo il proprio colore e collocarlo nei tavoli corrispondenti.
Infine ci sarà sempre un colore da destinare a quegli invitati che non appertongono a nessun gruppo specifico, come gli amici di vostro padre, il conoscente della palestra o quel professore che per voi ha significato tanto. Queste persone avranno un loro tavolo e sarà facile sistemarle.

Questo è solo un esempio di come potresti gestire l’organizzazione dei tavoli. Ovviamente ogni famiglia ha le sue dinamiche e a volte è meglio usare il buon senso, evitando di far sedere vicine persone che non vanno molto d’accordo, indipendentemente dal gruppo a cui appartengono.

Exclusivevent
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Passo 4: Riorganizzazione

I cambi dell’ultimo momento, causati dalla disdetta di qualche invitato, sono all’ordine del giorno quando si organizza un matrimonio, se capita si può procedere ad un secondo invio di inviti per sostituire coloro che hanno dato forfait. Può sembrare indelicato ma vi darà la possibilità di invitare quelle persone che, inizialmente, non avevi potuto convocare a causa del budget o dello spazio. Altra soluzione sarà adattare i tavoli togliendo o aggiungendo coperti, assicurati che la location sia flessibile riguardo i cambi dell’ultimo minuto.

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Passo 5: Personalizza i tavoli in base ai tuoi gusti

Uno dei momenti più divertenti riguarda la personalizzazione dei tavoli; potrai sbizzarrirti creando un seating plan davvero originale, che sia in linea con il tema delle tue nozze. Potete identificare i tavoli con nomi di film, gruppi musicali, titoli di libri, artisti, sentimenti ecc.., accompagnati da un elemento decorativo che faccia riferimento al nome scelto. Il nome non servirà solo per identificare il tavolo ma per seguire un filo conduttore che si ritroverà nel tableau de mariage, nei menù e nelle bomboniere. Dettagli che potranno servire anche per i giochi che si svolgeranno durante la festa.

Magnolia Eventi Puglia
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Ricordatevi che quando starete vivendo il giorno più bello della vostra vita tutti quegli imprevisti, che se ci pensate adesso vi fanno salire l’ansia, non li noterete nemmeno. C’è troppa gioia in un giorno come il matrimonio per pensare ai piccoli difetti!

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Foto: Jen Dillender Photography
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