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Organizzare un matrimonio a distanza: le dritte degli esperti e di chi l’ha vissuto in prima persona

La distanza è insignificante davanti a un grande amore. Ma può diventare un ostacolo importante quando si sta organizzando un matrimonio. Una coppia mista, ad esempio, potrà vivere in un paese diverso da quello della location delle nozze. Per non parlare delle coppie di fidanzati che per motivi di lavoro vivono separati! O ancora di quegli sposi che scelgono l’ormai noto Destination Wedding. Oggi abbiamo deciso di fare il punto della situazione è di creare la guida definitiva all’organizzazione di un matrimonio a distanza. Abbiamo raccolto le voci più influenti del mondo wedding e le testimonianze di spose (o future tali) che hanno vissuto sulla loro pelle l’ideazione, creazione e realizzazione di un matrimonio con qualche Km di mezzo!

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“Ottimizzare” è la chiave per Francesca Resciniti di Dream Weddings

Una disamina approfondita sul tema “distanza” di Francesca Resciniti di Dream Weddings: “Nella mia esperienza di wedding planner, mi capita spesso di seguire coppie straniere che scelgono la nostra meravigliosa Italia per i loro destination wedding. Il primo consiglio che mi sento di dare è quello di affidarsi a dei professionisti che conoscano il territorio in cui si svolgerà il matrimonio. Il che non significa necessariamente scegliere persone “del posto”. È sufficiente spulciare il sito, il blog, la pagina Facebook o il profilo Instagram del fornitore in questione per capire se è in grado di pianificare l’evento dalla A alla Z in un contesto che non è necessariamente quello in cui vive. Hannah e James del Galles hanno scelto la campagna viterbese per il loro sì. Marc e Stephanie, australiani, hanno optato per l’incantevole Belforte, nelle Cinque Terre. Maddy e Michael, dello Sri Lanka, si sono innamorati del Castello Odescalchi di Bracciano. E gli esempi potrebbero continuare… Le immagini spesso dicono più di mille parole e, quando i protagonisti del matrimonio si trovano a migliaia di km di distanza, dicono veramente tutto“.

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Gaetano Clemente Photographer

E continua Francesca “Ma è vero anche il contrario. Mai fidarsi di chi vi propina migliaia di foto ma non sa descriverne il contenuto con termini specifici. Probabilmente, il motivo è che non è l’autore delle creazioni che vi sta mostrando! Diffidate anche di chi non scende a compromessi e cerca a tutti i costi di spingere le proprie idee senza ascoltare le vostre. Quando si organizza un matrimonio a distanza, la parola d’ordine è ottimizzare. Almeno una volta prima del matrimonio, organizzatevi per effettuare un sopralluogo almeno in  chiesa e location. Se vi affidate ad una wedding planner, che in questo caso è assolutamente necessaria, sarà lei stessa a consigliarvelo per   definire a grandi linee i dettagli del Grande Giorno. Dal punto di vista del budget, chiedete sempre dei preventivi che includano l’eventuale trasferta, per evitare di ritrovarvi spiacevoli sorprese al momento di   pagare il conto. Altro aspetto da non sottovalutare è la sistemazione degli invitati. Optate per un’unica struttura in modo da organizzare più facilmente anche gli spostamenti da e verso l’area in cui si svolgerà il matrimonio.  E dulcis in fundo non vi scoraggiate. Quelle che all’inizio vi sembreranno distanze insormontabili si accorceranno in breve tempo se avrete al vostro fianco i   fornitori giusti in grado di capire al volo le vostre esigenze!“.

L’esperienza di  Patrizia Imperia, futura sposa 2016

Non potevamo parlare di matrimonio a distanza senza prendere in considerazione l’esperienza reale di almeno una futura sposa, immersa in questo complicato iter organizzativo. Sulle pagine di Zankyou debutta Patrizia Imperia, un’educatrice romana, espatriata per lavoro e per amore in Australia, a Melbourne. La nostra sposina convolerà a nozze quest’estate, nella sua bella Roma e si confessa a cuore aperto: “Se già di per sé organizzare un matrimonio è complicato, farlo a distanza lo è decisamente di più, ma ancor più complesso è farlo dall’altro capo del mondo. Il primo problema è il fuso orario: contattare i fornitori delle nozze può diventare complicato, anche se Internet ci viene in aiuto! Un’ulteriore problematica (se così vogliamo chiamarla) è che il mio futuro sposo non è della mia stessa regione di provenienza, bensì è pugliese. Quindi anche in quei brevi momenti in cui siamo in Italia, la distanza non ci abbandona mai! Detto questo i social, le pagine web e le moderne tecnologie sono una mano santa per noi che viviamo all’estero, soprattutto per contattare con i fornitori. L’esperienza in questa senso non è positiva al 100%: alcuni di loro si sono dimostrati sfuggenti e poco comprensivi, ma non tutti i mali vengono per nuocere! Così facendo abbiamo scelto solo il meglio per il nostro grande giorno! Un grande aiuto ci viene dai nostri genitori, soprattutto dai miei che vivono in loco! Organizzare un matrimonio a distanza, non vi nascondo che comporta delle rinunce: i tempi sono più ristretti e il ventaglio di scelte si dimezza“.

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Patrizia è un vero fiume in piena e ci spiega in dettaglio che “Organizzare un matrimonio a distanza è una cosa strana: abbiamo già tutto, o quasi, ma nulla sottomano! Mi spiego meglio: ancora non realizzo che sto per compiere il grande passo, non toccando con mano né avendo vicino le cose acquistate, prenotate e vivendo dall’altro capo del mondo senza la famiglia e gli amici storici. È una sensazione peculiare che, però, mi evita un bel po’ di ansie e stress (cosa che non succederebbe se vivessi in Italia). Alle future spose che come stanno organizzando o in futuro organizzeranno un matrimonio a distanza, mi sento di dare un grande consiglio: “fregatevene” di quelle persone che vi diranno che è un’impresa impossibile. Nulla è impossibile se fatto con amore!“.

La tecnologia aiuta ma toglie pathos per le ragazze di Fioreria Daisy

Chi meglio delle ragazze di Fioreria Daisy, che vivono e lavorano nella bella Sardegna, può darvi consigli su un matrimonio a distanza? Per loro “Il primo contatto spesso avviene tramite email, quasi da subito ci raccontano la situazione, impossibilitati ad un incontro diretto, ci descrivono come immaginano ad esempio il loro bouquet, l’allestimento della Chiesa, magari ci indicano anche solo il loro colore o fiore preferito e da lì si studia il progetto, lavoriamo con l’invio dei collage fotografici in modo da farli sentire più vicini possibile. Non è semplice per gli sposi parlare dietro un PC, come non è semplice per noi far trasparire le emozioni che potremmo raccontare a voce, mostrando anche i fiori e gli allestimenti dal vivo, ma noi ce la mettiamo tutta! Dopo i primi scambi di idee via email se è possibile, ci si potrebbe sentire tramite linea telefonica o Skype, la tecnologia ci offre tantissime possibilità, a noi ad esempio è capitato anche di avere una futura sposa, che abitava a San Francisco. Le telefonate erano fatte negli orari più improbabili (per via della grande differenza di fuso): era il minimo che potessimo fare per loro visto che ci siamo poi conosciuti la settimana del matrimonio! Non bisogna farsi prendere dall’ansia, organizzare il proprio matrimonio è una fase della vita molto romantica e divertente: non delegate, seguite passo passo ogni vostra tappa, arriverete stanchi, stremati, forse un po’ esauriti ma lo diciamo sempre che questi momenti saranno indimenticabili!“.

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La fiducia è alla base di tutto per Vittoria Wedding Planner

Una delle voci più influenti del mondo wedding campano e non solo: è Vittoria Belmonte di Vittoria Wedding Planner che ci spiega che “La maggior parte dei miei matrimoni sono organizzati a distanza! Oggi con tutti i mezzi di comunicazione che esistono…può bastare un semplice click e il gioco è fatto! Con le mie spose proveniente da ogni parte del mondo, impegnatissime con il loro lavoro, abbiamo fissato comodi “appuntamenti online”. Quando gli sposi arrivano trovano tutto il loro progetto quasi realizzato e quindi incontrano tutti i loro fornitori: possono visionare e toccare con mano tutte le idee scelte durante l’organizzazione. Una cosa molto importante è la fiducia, ed io ci tengo ad accontentare e far felici le coppie che si affidano a me, affinchè possano godere il loro giorno in piena tranquillità e felicità sapendo di essere in mani sicure!“.

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Matrimonio a distanza in 7 punti, quelli di Diana Da Ros

Ritorna una presenza fissa delle nostre maxi guide: Diana Da Ros riassume l’organizzazione di un matrimonio a distanza in 7 punti chiave:

1. Burocrazia: Ogni Paese ha le sue leggi e pratiche burocratiche da seguire affinché il matrimonio, che sia civile o religioso, venga convalidato anche nel vostro Paese di residenza e solo un professionista aggiornato può informarvi sull’iter corretto da seguire.

2. Rapporti con le Ambasciate ed i Consolati: in quanto professionista del settore, come wedding planner ho contatti costanti diretti con le Ambasciate ed i Consolati, questo facilita ed agevola a volte le tempistiche. Posso portarvi l’esempio di quando ho seguito una coppia che ha voluto sposarsi a Bali, in Indonesia, organizzando tutto in soli 21 giorni! Erano residenti in Germania, lei italiana, lui tedesco, per cui la burocrazia è stata piuttosto complessa e da soli in così poco tempo non ce l’avrebbero fatta.

3. Garanzie sui fornitori: solo un professionista può garantirvi la qualità dei fornitori e dei servizi che troverete all’estero. Non avendo infatti il tempo di incontrare e testare tutti i prodotti, è bene che sia il wedding planner a guidarvi.

4. Disponibilità: Anche se vivete all’estero e ci sono numerose ore di fuso orario, il wedding planner è sempre a disposizione per conference call anche in orari in cui qualsiasi altro fornitore non vi risponderebbe mail al telefono.

5. Internet: Non vi fidate solo di internet, è impensabile scegliere una location o un catering o qualsiasi altro servizio basandovi solo su siti web, in base alle vostre esigenze e ai vostri sogni, il wedding planner saprà consigliarvi ed aiutarvi a non perdere tempo in infinite ricerche online. Il tempo è prezioso per tutti ed il wedding planner serve proprio per ottimizzarlo!

6. Lingue: Noi garantiamo sempre l’assistenza con nostro personale parlante italiano, inglese e lingua locale. Ci è capitato, ad esempio, di seguire una coppia per un matrimonio negli Stati Uniti ed il nostro intervento è stato fondamentale in situazioni di emergenza poiché la coppia non parlava bene l’inglese.

7. Pagamenti: Dover pagare fornitori esteri comporta numerosi costi elevati per bonifici e valute, affidandovi invece ad un’agenzia di Wedding Planning potrete tranquillamente pagare in valuta locale senza sorprese sugli adeguamenti del cambio e senza dover affrontare tutti i costi di trasferimento di denaro estero.

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Destination Wedding is “the new black” (o meglio white) per Sara Events

Sara Carboni, wedding planner sarda tutto pepe e sorrisi, founder di Sara Events non ha dubbi! “Tante coppie di sposi, per svariati motivi, vivono in una città diversa da quella di origine, ma nel momento in cui si materializza la fatidica proposta di matrimonio, per tradizione tutta italiana scelgono di celebrare le nozze nella città natia ed inevitabilmente il tempo per l’organizzazione del matrimonio è dimezzato! Mai, come in questo caso, il mio consiglio è quello di rivolgersi ad un agenzia di wedding planning. Solo da quel momento in poi, inizierete realmente a godervi appieno ogni singolo giorno dei preparativi e il countdown sarà straordinariamente entusiasmante diventando uno dei periodi più belli della vostra vita. Non solo italiani ma svizzeri, francesi, inglesi ma anche arabi, americani e russi sognano un matrimonio da favola nella splendida e ambitissima bella Italia“.

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Ed ancora Sara ci parla di alcune esperienze in concreto, con dei matrimoni da sogno nella sua terra: “La splendida Sardegna, oramai, sempre più meta di Destination Wedding da sogno viene scelta da coppie provenienti da ogni parte del mondo per convolare a nozze, magari, dopo esserci stati in vacanza ed essere rimasti abbagliati da scenari mozzafiato di sabbie bianchissime e acque color smeraldo! Esattamente ciò che è successo ai nostri cari e ormai famosi “sposini francesi” Andrea & Sebastien. Dopo un’attentissima ricerca sul web, per trovare l’agenzia di wedding planning all’altezza dei loro sogni, si imbatterono nel mio sito, dopo una prima folgorazione, senza indugi volarono in Sardegna per “consegnarmi” il loro sogno, che custodii gelosamente per un anno intero…Il lavoro nell’organizzazione di questo genere di matrimoni è lungo e complicato, ma il risultato è SORPRENDENTE – EMOZIONANTE –INDIMENTICABILE”.

Matrimonio a distanza = sposi decisi + wedding planner efficiente! La formula di Melina Mirenghi

Una veterna del settore wedding campano (e non solo) ci disegna con pennellate rapide e colorate, il complesso universo del matrimonio a distanza. La parola a Melina Mirenghi: “Ad un wedding planner si chiede di essere organizzato, di essere chiaro e di definire precisamente lo stile di un evento rispettandone il budget prefissato. Nel caso di matrimoni a distanza tutte queste caratteristiche devono essere amplificate e ottimizzate. Mi spiego: la coppia che vive lontano la vedremo in un arco temporale di un anno un paio, massimo tre volte, o in alcuni casi non la incontreremo affatto. Bisognerà organizzarsi molto bene con le comunicazioni. Io, oltre ai contatti telefonici, invio mail precisissime e dettagliate, allego foto e files, preventivi, per facilitare agli sposi le scelte, chiaramente dopo che si è definito bene cosa si vuole e il budget a disposizione. L’organizzazione del matrimonio a distanza è un buon banco di prova per chi svolge questa professione con cognizione di causa e senso di responsabilità. A volte ci viene detto”scegli tu per me”: ecco,quello è il caso in cui la massima soddisfazione degli sposi quando vedranno le nostre scelte, sarà il nostro obiettivo“.

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Ed ancora prosegue la volitiva Melina: “L’organizzazione di un matrimonio a distanza richiede molto impegno da parte del wedding planner: è un lavoro molto impegnativo ma anche, sembra strano a dirsi, a volte auspicabile. Le coppie a distanza hanno l’esigenza di decidere presto e bene, chiaramente sulla base di una scelta e selezione già ben fatta dal loro wedding planner. Ecco il binomio perfetto: coppia decisa e concreta, wedding planner efficiente“.

La romantica ed avvincente storia del matrimonio di Elisa e Juan Carlos

Vi abbiamo già parlato di loro: uno dei real wedding più belli, seguiti ed apprezzati dal pubblico di Zankyou! Parliamo di Elisa e Juan Carlos: non potevamo non intervistare la sposa per avere un feedback riguardo l’organizzazione di un matrimonio a distanza! Una bella storia d’amore (e di preparativi) che vi appassionerà! “Italiana io, messicano lui, entrambi in Olanda avevamo un problema fondamentale: “Dove ci sposiamo?”. Siamo stati svegli tutta la notte, eravamo troppo eccitati, e alla fine abbiamo deciso che perché no, di matrimoni ce ne sarebbero stati due, il primo, religioso, in Messico, il secondo, civile, in Italia. Naturalmente volevamo che le persone a noi più care partecipassero ad entrambi quindi alla fine ci siamo trovati a trasportare ben 40 persone tra Italia, Olanda, Svezia, Irlanda e Messico! Un progetto avvincente“.

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Elisa continua il suo racconto: “La parte più difficile? Fare in modo che tutti prendessoro il volo giusto, prenotassero l’hotel giusto e riuscissero ad arrivare al matrimonio. La parte più divertente? Andare in luna di miele con 4o tra familiari e amici in un resort a Cancun. Non è che una volta che li hai fatti arrivare fino in Messico pretendi che i tuoi ospiti se ne ritornino immediatamente a casa, giusto? E poi non so quante lingue si parlassero al nostro matrimonio, so solo che dopo un po’ tutti i miei timori su come i nostri genitori avrebbero comunicato sono svaniti: vedevamo le nostre famiglie, i nostri amici provenienti da continenti e abitudini diversi scaldarsi al ritmo di salsa e tequila e realizzavamo che ce l’avevamo fatta ad organizzare quel matrimonio fuori dal comune“.

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E per concludere: “La cosa più complicata? Organizzare tutto da un computer! Contattavo fotografi, fiorai, parrucchieri… chiedevo preventivi, prendevo appuntamenti ai quali qualcuno dei nostri familiari avrebbe dovuto partecipare. La cosa più stressante invece? Trasportare il vestito da sposa: l’ ho comprato in Italia (non potevo rinunciare al rito di comprare il vestito insieme alla mia mamma), dall’ Italia l’ho portato in Messico, racchiuso e ripiegato in un minuscolo bagaglio a mano. Una volta in Messico l’ho portato direttamente alla lavanderia per uno stiraggio professionale: la titolare non riusciva a credere che dentro quella valigia ci fosse un abito da sposa stile principessa“.

Matrimonio a distanza senza stress con i consigli di Giovanna Damonte

E dopo il racconto di una sposa che ha vissuto in prima persona l’esperienza di un matrimonio a distanza, ritorniamo al mondo dei professionisti del settore. È il turno di Giovanna Damonte: “Quando si decide di fare un passo così importante come il matrimonio il cervello si riempe di una serie di domande che aumentano se le nozze saranno distanti dal luogo di residenza. Quindi farà sicuramente al caso vostro un wedding planner esperto che, capendo le vostre preoccupazioni, vi seguirà passo a passo in tutte le scelte legate all’organizzazione delle nozze a distanza. Vi potrà aiutare nella scelta della location giusta attraverso fotografie e indicazioni girate via mail o via skype oppure, dopo una scelta preliminare, organizzare un giorno di appuntamenti mirati per visitare di persona le location prescelte. Successivamente vi aiuterà a determinare le priorità ed impostare una selezione di fornitori in loco che più rispecchiano il vostro stile e budget. Inoltre vi seguirà per tutta la parte burocratica di consegna e reperibilità dei documenti necessari, per non parlare del trasferimento dei vostri ospiti, organizzare il pernottamento e gli spostamenti nonché avere a vostra disposizione un servizio concierge per esaudire ogni desiderio. Solo con l’aiuto di un professionista riuscirete a vivere il vostro matrimonio non solo come un giorno speciale, ma anche come una vacanza!“.

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Tutto parte dal tema delle nozze secondo la redazione di About Me

Per Claudia ed Elisabetta del magazine About Me, in un matrimonio a distanza (e non solo) tutto parte dal tema, dal fil rouge che scegliamo per il nostro grande giorno.”Cerchiamo prima di tutto di capire il tipo di   matrimonio che vogliamo fare, se glamour, classico, country o se dargli un tema specifico. A questo punto passiamo alla scelta delle   location adatte, che rispecchino anche il nostro budget. Cerchiamo, inoltre, le opinioni di chi ha soggiornato nel posto e ci ha mangiato e le foto scattate sempre dagli ospiti. Contattiamo anche i proprietari per capire se ci può essere il giusto feeling con loro. Le notizie raccolte ci daranno gli elementi necessari per una prima valutazione. Restringiamo la selezione a due location e organizziamoci per un sopraluogo. È preferibile concentrarsi su  zone non distanti l’una dall’altra, in modo tale da effettuare le visite nello stesso giorno“.

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Il tempo è tiranno per Chiara de Il vostro matrimonio

E concludiamo in bellezza, con il contributo di una nuova amica del nostro magazine: Chiara de Il vostro matrimonio ci parla di tempistiche. “Quando si organizza un matrimonio a distanza il rischio è proprio quello di non aver tempo per scegliere per bene ogni allestimento o particolare che riguarda il giorno delle nozze. Questo si traduce in scelte che non vi convincono al 100% e che possono anche essere più costose di altre soluzioni più belle ed adeguate. Se vi rivolgerete a chi ha fatto dello sposarsi il proprio mestiere, avrete la possibilità di scegliere il meglio per voi al prezzo più vantaggioso. Una Wedding Planner lo sa. Sa cosa va di moda, sa i prezzi delle location, delle nuove linee di bomboniere. Scegliendo di affidarvi a un professionista, avrete il vantaggio di aver già fatto una prima scrematura! Inoltre saprà consigliarvi sulle tempistiche giuste, saprà guidarvi nella scelta dello stile del vostro wedding day, vi darà consigli preziosi e soprattutto sarà con voi quel giorno e nei giorni immediatamente precedenti. Si occuperà di tutte quelle cose che la distanza vi impedisce di fare: ritiri, consegne in location, sopralluoghi con i fornitori“.

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E non potevamo, in questo lungo iter mentis, non parlarvi della lista nozze Zankyou: è l’ideale per chi sta organizzando un matrimonio a distanza! Se già convivete, se vivete lontani dalla vostra “terra natia”, se avete amici sparsi un po’ in tutto il mondo, se avete già casa piena di tutto, beh la nostra lista nozze non potrà mancare nell’organizzazione del vostro “giorno dei giorni”! Con Zankyou potrete creare una wishlist, una lista di desideri, grazie alla quale riceverete solo somme in denaro direttamente sul vostro conto, senza negozi fisici o agenzie correlate. Il non plus ultra per un matrimonio senza confini, che supera la distanza e diventa unico!

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