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Come scegliere la location per il tuo matrimonio: le domande fondamentali da porsi

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Sollazzi Studio

Se siete alle prese con l’organizzazione del vostro matrimonio, vi sarete resi conto che una delle primissime fasi è da dedicare interamente alla scelta della location: si tratta infatti di una tappa delicata e decisiva, non solo perché è uno degli aspetti da pianificare con largo anticipo e che richiede di muoversi in media dai 6 agli 8 mesi precedenti la data, ma perché è la cornice che sancirà il successo del vostro Giorno più bello. 

Indipendentemente dalle condizioni meteo, infatti, i vostri invitati desiderano vivere una giornata indimenticabile almeno quanto voi: ed una location che presenti determinate caratteristiche vi aiuterà a soddisfare le aspettative di tutti (del resto, come dicevamo qui, la buona riuscita di un matrimonio dipende da una serie di fattori su cui avete il pieno controllo… o quasi). Per questo, che optiate per un sontuoso ristorante o per un agriturismo country o, ancora, per una tradizionale sala per ricevimenti o una villa storica, non cadete nell’errore di scegliere una location esclusivamente in base alla sua bellezza ed alla sua posizione geografica. L’analisi deve spingersi ben oltre: è infatti indubbio che in Italia abbiamo la fortuna di avere location, ville per matrimoni, scorci naturali bellissimi, ognuno con le proprie peculiarità.

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In una cornice da favola, Castelbrando Hotel, tra Venezia e le Dolomiti

“Il ricevimento può svolgersi in cascina, in villa, in castello, in loft, in una serra, in un palazzo d’epoca nelle grandi città, in un teatro – ci spiega la wedding planner Ornella di Bianco e d’Avorio -  insomma le possibilità sono pressoché infinite, e per questo è meglio chiarirsi le idee prima di mettersi in auto per un primo sopralluogo. Molte spose, ad esempio, sognano il matrimonio in un castello, ma i castelli che si trovano in molte zone d’Italia sono medievali, e non romantici come lo immaginano loro, dunque sarebbe meglio orientarsi su ville d’epoca  del tardo ‘700 o’ 800″.

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Castello di Vincigliata

A parità di bellezza ed eleganza tra location, consiglieremmo agli sposi di porre una serie di domande per chiarire in modo trasparente cosa sia davvero compreso nel servizio offerto, al prezzo proposto per non trovare spiacevoli sorprese nel conto finale; non dimentichiamo infatti che il ricevimento è una spesa importante per molte coppie, e non deve diventare causa di ansie e notti insonni… Anche perché rimanere innamorati ed uniti anche in fase organizzativa non è una cosa scontata (per scongiurare il rischio che lo stress da preparativi nuziali mini l’armonia di coppia, non perdetevi i nostri consigli qui)!

Per questo vi consigliamo di munirvi di carta e penna durante il primo sopralluogo, per rivolgere allo staff alcune domande chiave. Quali? Lo abbiamo chiesto a chi se ne intende: ecco una lunga lista compilata dai nostri esperti, punto per punto.

  • Prenotazione & Costi

Come immaginerete, anzitutto quando si contatta la location la prima cosa è chiedere la disponibilità della data, fattore tutt’altro che banale poiché molte coppie posticipano la prenotazione e non valutano opportunamente la capienza dello spazio in base alle loro reali esigenze, soprattutto quando sognano un ricevimento all’interno di un’unica sala. Come ci racconta Ornella, wedding planner di Bianco e d’Avorio, molti sposi infatti desiderano svolgere l’intero ricevimento all’interno della stessa sala, e molte location propongono una capienza totale dello spazio, senza specificare la distribuzione delle sale, mentre si tratta di un aspetto davvero fondamentale da valutare”.

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Villa Conti Cipolla

Una volta chiarito questo punto, sarà importante accertarsi sulla caparra: Silvia e Lorenzo della splendida Villa Conti Cipolla consigliano di chiedere se sia previsto un acconto e di quanto ammonti, ed entro quando vada saldato il costo globale del ricevimento (se il giorno stesso o entro il giorno seguente) e con che modalità, e quali sono i costi previsti in caso di contrattempo e cancellazione. Inoltre, consigliano di accertarsi se il vostro matrimonio sarà l’unico durante la giornata, ed in caso contrario, chiedere nei dettagli come verranno sviluppati i due eventi.  Qualora infatti verranno celebrate altre cerimonie, come viene garantita la privacy?

  • Orari & Struttura
Mitia Dedoni

Definiti i Pro e Contro di una location all’aperto VS uno spazio interamente chiuso, potrete consultare il gestore sulla possibilità di affittare tensostrutture in caso di maltempo o solleone nelle ore più calde durante una giornata estiva, e definire la capienza dello spazio: quanti invitati è possibile ospitare? Silvia, wedding planner di Kairos Events considera come moltissimi siano gli sposi che scelgono di organizzare un ricevimento serale: “Sarà per il fascino del tramonto, sarà per non essere costretti a svegliarsi all’alba, ma la tendenza di un matrimonio by night è sempre più in aumento. In questo caso è facile immaginare che dopo un certo orario, che generalmente si aggira tra la mezzanotte e l’una, la location non sia più disponibile a meno di non versare una quota extra-time per l’utilizzo degli spazi ed il servizio del personale in orario notturno”. Ovviamente è opportuno che lo staff specifichi a quanto ammonta il costo per ogni ora aggiuntiva, così come dovrete chiedere a partire da che ora potrete prendere possesso del luogo e quando dovrete liberarlo, e se la sala sarà disponibile il giorno prima delle nozze per la decorazione, l’installazione del materiale – come puntualizza Chiara wedding planner di Emozioni e Strani Eventi. E nel caso di un ricevimento a pranzo, fino a che ora è possibile rimanere?

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Mario Feliciello Photographer

“I vostri ospiti non saranno in preda al sonno ed i bambini avranno ancora voglia di giocare [soprattutto se avrete organizzato come intrattenerli in modo furbo, come vi consigliavamo qui -NdR] – continua Silvia – perciò non è facile prevedere fino a che ora avranno voglia di trattenersi al ricevimento. Il mio consiglio quindi è di chiedere alla location se lo stesso giorno delle vostre nozze sono previsti altri ricevimenti. In caso negativo potrete versare la quota di extra time e trattenervi fino a quando desiderate, ma in caso affermativo dovete mettere in conto che dovrete lasciare la location per permettere al personale di servizio di allestire gli spazi per l’evento successivo. Valutate bene i tempi ed eventualmente immaginate un programma post ricevimento che coinvolga i vostri ospiti e che vi permetta di continuare a festeggiare anche fuori dalla location”. A proposito di ore piccole, lo staff della deliziosa Villa Liberty Conti Cipolla, in vetta alla classifica delle più belle location per matrimoni sul Lago di Garda, consiglia di verificare se sussista la possibilità di fare un’ eventuale festa danzante ed in tal caso di farsi specificare fino a che ora si possa ballare ed approfittare dell’impianto audio e dell’intrattenimento musicale.

  • Rito & Cerimonia

Stefano della Dogana Veneta di Lazise consiglia ai nostri sposi di determinare con la location la scaletta del ricevimento: “Ogni momento della giornata del vostro matrimonio deve essere preventivamente definito, per questo consiglio di abbozzate una scaletta della giornata con il responsabile della location e di informarvi sui tempi di servizio del catering per capire il tempo utile per la parte musicale. L’importante è assicurarsi che non vi siano mai tempi morti!”.

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Dogana Veneta di Lazise

“Oltre la musica, per intrattenere gli invitati potete contare su numerosissime varianti che la location potrà offrirvi, per coinvolgere al massimo i vostri ospiti”. Oltre all’intrattenimento, numerose sono le coppie che desiderano celebrare il rito, civile o religioso, all’interno della stessa location dove si terranno poi i festeggiamenti. Se l’idea vi tenta, numerosi sono i vantaggi, legati in primis agli spostamenti ridotti o pressoché assenti degli invitati, ma dovrete appurare con attenzione la distribuzione degli spazi e la divisione tra sale adibite alla festa e luogo riservato al rituale. “Celebrare il rito civile e realizzare il ricevimento nuziale nella stessa location  – continua Stefano – rappresenta sicuramente un valore aggiunto al vostro matrimonio: non sottovalutate l’enorme vantaggio di non far spostare con l’auto i vostri invitati dal luogo della cerimonia alla location del ricevimento. Spesso il traffico, gare ciclistiche del sabato, incidenti stradali o il caldo estenuante possono provocare ritardi esorbitanti e stress inutili”.

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Foto Mauro di Locatelli Mauro

Ornella di Bianco e d’Avorio ci fa notare come sempre più numerose siano le location che divengono anche casa comunale, dove il rito celebrato viene legalmente riconosciuto. “Nel caso in cui si voglia valutare questa opzione – commenta – si può cercare una villa dove celebrare il matrimonio in loco con rito civile riconosciuto e di conseguenza porre la domanda diretta alla location con largo anticipo”.

  • Il menù
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La Squisiteria banqueting & catering – Foto AZeta

Un aspetto di fondamentale importanza è legato alla scelta del menù: sappiate infatti che i vostri cari ricorderanno con gioia un ricevimento in base a quanto hanno potuto assaporare, ed un bel matrimonio verrà ricordato tale sempre e quando le pietanze sono sfiziose ed abbondanti… quindi durante la scelta della location, occhi, palato ed olfatto dovranno essere concentrati anche sulle portate! Innanzitutto dovrete appurare se la location disponga di un servizio interno di ristorazione o se potrete contrattare un catering esterno. “Spesso si parla di matrimoni e ricevimenti e si consiglia agli sposi di rivolgersi ai professionisti – continuano  Silvia e Lorenzo della Villa Conti Cipolla che ci ha deliziato con i suoi manicaretti durante la prima edizione di Write My wedding organizzato lo scorso settembre dalla wedding planner Valeria de La petite Cocò – e ci si scorda spesso che anche i gestori di ristoranti e location possono consigliare la coppia di futuri sposi sull’organizzazione del ricevimento”.

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Maurizio Mulas Photography

“Come spesso leggiamo e sentiamo dire, sono i dettagli che fanno la differenza: beh, anche nel nostro settore penso sia così. In primis, consiglierei agli sposi di testare la cucina: nel nostro caso la Villa dispone di un suo proprio ristorante interno, aperto al pubblico per ogni occasione. Solo l’esperienza diretta può far decidere al meglio!”. Del resto Lorenzo predilige la totale trasparenza con i propri sposi, e ci elenca le domande da fare riguardanti il menù, che sono le stesse che i gestori della loro Villa Conti Cipolla riportano già al primo incontro nero su bianco in un piccolo contratto con i loro sposi: Il servizio torta nuziale in stile “Wedding Cake” è compresa nel prezzo? È possibile sviluppare il menù per celiaci / vegani / vegetariani / diabetici o allergici in genere? Se si ha come invitati dei bambini, è previsto un menù ad hoc per loro? Il vino è compreso nel prezzo o c’è un conto delle bottiglie a fine serata? Oltre al vino, le bibite dei bambini sono comprese o sono extra? L’utilizzo del bar da parte degli invitati durante l’evento è compreso nel prezzo? I menù personalizzati sono compresi nel prezzo? Se sì, per tavolo o per invitato? Durante l’aperitivo, se fatto in un parco, ci sono panchine o tavoli d’appoggio per gli invitati?”.

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Area Kitchen Wedding

Riguardo ai costi, sarà bene assicurarsi se il prezzo proposto include o meno l’IVA e se vi sono sconti per  bambini o maggiorazioni per menù speciali. Roberto Audisio, art director della rivista UNICO Weddings & Events mette in guardia sulla gestione del servizio catering. “Un castello, per quanto importante e affascinante, difficilmente è stato concepito a suo tempo per un bachetto nuziale, comportando piccoli o grandi scelte nella collocazione delle cucine temporanee, dei locali magazzino e di quelli accessori, per evitare che le vivande giungano fredde sui tavoli degli ospiti e che la richiesta di una bottiglia di acqua fresca venga esudita dopo un’ora di sali-scendi su scale impervie. Ma una volta risolti i problemi di logistica la fantasia può volare per far diventare il castello un luogo davvero magico, dove ricreare atmosfere da sogno con l’ausilio di effetti luminosi o di mille candele, perchè ogni angolo può diventare la scenografia di un momento diverso del ricevimento, dalla confettata nel cortile interno al taglio torta in mezzo al parco, al luogo per il ballo nelle cantine dove potersi scatenare senza disturbare chi invece preferisce godersi un buon digestivo in un comodo salotto… “.

  • Sicurezza & Accessibilità

Quando si parla di comodità, nessun dettaglio è superfluo. Assicurarsi quindi che la location disponga o meno di un parcheggio privato e che sia facilmente raggiungibile sono aspetti che faciliteranno gli spostamenti dei vostri cari. Ed una volta appurati questi elementi logistici, non dimenticate di dare indicazioni precise ai vostri ospiti attraverso il sito gratuito che Zankyou vi permette di creare per condividere con tutti loro ogni aspetto mediante comode mappe e riferimenti.

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Per la  wedding planner Chiara di Emozioni e Strani Eventi la lista delle cose da verificare nell’ organizzazione del proprio matrimonio è veramente lunga, ma è bene considerare che la location è uno di quei punti che nasconde la maggior parte delle insidie. Tra le domande da fare al gestore, che non passi in secondo piano assicurarsi se il locale sia a norma di sicurezza: c’è una sorta di assicurazione nel caso in cui succeda qualcosa? Vi è del personale di sicurezza ed in tal caso è incluso nel prezzo o va contrattato a parte? Per i gestori di Villa Conti Cipolla, inoltre, è fondamentale verificare se le toilette sono vicine alla sala del ricevimento per agevolare gli invitati, se vi è un servizio di pulizia  durante l’evento, e se vi sia un ascensore qualora la location non si trovi al piano terra.

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Nell’ipotesi in cui tra gli invitati vi siano pesone con difficoltà motorie, vi sono strutture apposite ed impianti speciali a norma? Riguardo invece alla comodità della struttura, pochi si ricordano di chiedere se vi sia una sala dove gli sposi possono riporre le loro cose o in cui la sposa possa cambiarsi: non dimenticatevi questo punto che invece vi faciliterà non poco la vita!

  • Decorazione & Illuminazione
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Emotional Photographer Mario Caponera

Una volta scelta la location e definita la decorazione del vostro matrimonio dovrete accertarvi con i gestori della location se questa venga realizzata in loco dal loro staff, ed in tal caso quali sono i costi previsti. Lorenzo della Villa Conti Cipolla ci ricorda di chiedere se l’allestimento floreale per ogni tavolo degli invitati sia compreso nel prezzo, e se gli sposi possano scegliere i fiori ed anche altri elementi decorativi quali candele o candelabri. Mentre Chiara di Emozioni e Strani Eventi consiglia di accertarsi su quali restrizioni o raccomandazioni esistano per la decorazione della stanza e/o la decorazione dei tavoli, e soprattutto – punto chiave, che a molti sfugge-  nel caso in cui si perda uno degli elementi di decorazione a quanto ammonta la sostituzione. Una domanda che non è di certo un dettaglio…!

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Sara Cattaneo riflette invece su come molto spesso i futuri sposi non considerino con la dovuta importanza gli allestimenti floreali, quando si tratta invece di un aspetto fondamentale, dato che la zona aperitivo/buffet della location del loro ricevimento è il luogo in cui gli invitati hanno il primo momento di relax, nonché il primo impatto con la location: è quindi importante trasmettere vibes positive ed accoglienti, che mettano gli ospiti a loro agio in un clima rilassato e di festa. Ed in questo, fiori, colori e oggetti decorativi aiutano molto, così come la luce: sarà quindi necessario accertarsi se sia possibile regolare l’intensità dell’illuminazione nei diversi momenti della serata.

“Per ottenere il risultato aspettato e tanto sognato bisogna che tutto venga organizzato alla perfezione, senza trascurare nessun particolare – racconta Roberto Audisio di UNICO Weddings & Events, alla cui presentazione abbiamo avuto l’onore di assistere durante l’evento L’orto delle Arti organizzato da Monia Re di Kairòs Eventi presso il Castello di Morozzo – Perchè non è vero che un ambiente bello e già ricco di decorazioni non abbia più bisogno di nulla, anzi: le composizioni devono essere molto più curate, mettendo a dura prova il fiorista nel calibrare la scelta di colori e volumi che si devono confrontare con statue, affreschi o opere d’arte dagli stili più diversi”.

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“Una sfida ancora più intrigante può essere invece quella di scegliere la semplicità di un cascinale di campagna, un luogo meno impegnativo per una cerimonia informale, ma non per questo meno curata, come nel caso della Cascina La Commenda. In questo caso la creatività può venire in aiuto suggerendoci mille modi di allestire gli spazi agresti di un’ aia colonica che si può trasformare in un enorme salotto a cielo aperto con semplici balle di paglia su cui appoggiare comodi cuscini per trasformarle in sedute inusuali ma comode. I tavolini di appoggio, poi, si possono realizzare con bancali di legno sovrapposti e vestiti con tovagliette in tessuto grezzo su cui appoggiare delle piccole composizioni di fiori di campo, coordinati agli addobbi della chiesa e del bouquet della sposa per dare un’unitarietà di stile, con un effetto rustico ma molto curato.

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La scenografia dell’intera location deve essere attentamente progettata per evitare di snaturare il sapore genuino del cascinale, valorizzando nello stesso tempo le sue caratteristiche peculiari con la giusta illuminazione (nel caso di evento serale) o con elementi semplici ma di grande effetto, come tendaggi leggeri e svolazzanti da utilizzare per ombreggiare porticati ed arcate. Anche la tavola può essere apparecchiata con uno stile meno formale, in cui il colore può diventare il protagonista, ricreando l’atmosfera gioiosa di una festa di campagna che lascerà un piacevole ed allegro ricordo negli ospiti. A questo punto che la festa abbia inizio…!”

  • Piano B

Per quanto programmiate ogni dettaglio e per quanto badiate a fare in modo di non dimenticarvi nulla in fase organizzativa, magari dopo aver consultato la nostra maxi guida delle 20 cose che tutte le spose dimenticano – ci sono elementi che sfuggono per forza di cose al vostro controllo. Uno di questi è sicuramente il meteo, ed anche se i nostri consigli per mantenere i nervi saldi in caso di pioggia, non è da escludere che il Colonnello Giuliacci non sia dalla vostra parte proprio nel Giorno del Sì. No panic!

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“L’importante è determinare con la location tutte le soluzioni di back up in caso di maltempo – allerta Stefano della Dogana Veneta – Esaminare con premura la sale interne e gli spazi che verrebbero dedicati all’aperitivo, al ricevimento servito, al taglio torta ed alla festa danzante in caso di pioggia. Sono molte le location con bellissimi scorci esterni, giardini, parchi, panorami esclusivi. Tuttavia molte di queste non offrono adeguate e strutturate soluzioni di back up in caso di maltempo, variabile che bisogna sempre considerare nell’organizzazione di un ricevimento all’aperto. Attenzione alle tensostrutture: con il clima cosi bizzarro sarà bene informarsi prima sulla gestione delle temperature talvolta equatoriali (per mancanza di un sistema di raffrescamento) o siberiane (per mancanza del riscaldamento)”.

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Per quanto riguarda gli spazi esterni,  Chiara di Emozioni e Strani Eventi esorta ad appurare se nel costo sono inclusi gli ombrelloni o il gazebo e le sedie con relative coperture, e se vi sia un impianto acustico esterno per i festeggiamenti. E’ completamente d’accordo Ornella di Bianco e d’Avorio che nota come molte coppie smettano di cercare quando trovano un’opzione esterna che li soddisfi pienamente, contando sul bel tempo ed accontentandosi di un interno che non li entusiasma o nel quale saranno un pochino stretti in caso di pioggia. “Questo è sbagliato, dato che il matrimonio dovrà essere bellissimo anche in caso di pioggia! Se anche si sogna un matrimonio in giardino, non ci si deve fermare fin quando non si trova una location in grado di offrire anche un’opzione interna che piaccia!”.

  • Prevenire è meglio che curare…
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Non abbiate timore nel chiedere esplicitamente se il personale presente durante il ricevimento è composto da uno staff interno o se si tratta di professionisti contrattati di volta in volta in base agli eventi, e quanti camerieri siano previsti per ogni tavolo. “Inoltre, se la location non è mantenuta in buono stato e vengono fatte promesse di pulizie, taglio erba e manutenzione di vario tipo, “fate mettere il tutto per iscritto” come consiglia Ornella di Bianco e d’Avorio.

Speriamo che questa TO DO list vi sia d’ aiuto nella scelta della location dei vostri sogni: una volta prenotata, arriverà la parte più divertente, legata alla scelta dell’abito da sposa: avete già sbiriciato la nostra classifica dei 12 modelli più di moda di tutto il 2015? Chissà troviate il vostro con un colpo d’occhio!

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