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Speciale piano B: 10 regole da tenere sempre sott’occhio

La parola che più terrorizza è piano B. Scenari terrificanti con protagonisti vento e pioggia, abiti bagnati, freddo e invitati infastiditi! Questo vedono gli sposi alle prese con l’organizzazione del loro giorno.  E così, per evitare l’ansia, molti pensano “positivo” sostenendo che sicuramente non accadrà nulla di tutto ciò! Purtroppo però non è così che ci si assicura un evento perfetto ma, come ci suggeriscono le più brave Wedding Planner in campo, è necessario pensare ad un piano B, bello quanto quello A! Ecco come e perché scegliere un Wedding Planner per organizzare al meglio il proprio giorno.

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Miriam Callegari

Roberta e Claudia di  Lillà Bianco ci ricordano che gli imprevisti ed i necessari piani B sono tanti: “se il matrimonio è d’estate ed il caldo è soffocante, ventagli per gli ospiti; ombrelli bianchi in caso di pioggia; tensostrutture in caso di acquazzoni per il ricevimento all’aperto; modifiche all’abito per un cambio di taglia; sostituzione di un fornitore all’ultimo momento. Questi sono solo alcuni piccoli esempi ma in ogni matrimonio capitano eventi imprevisti, bisogna saperli prevedere con attenzione, per valutarne l’impatto economico, così da evitare spiacevoli sorprese nel budget.

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E proprio per aiutarvi noi di Zankyou abbiamo preparato le 10 regole per un piano B perfetto.

1. Programmate sempre

Non pensarci non è sicuramente la scelta vincente. Invece ciò che vi farà stare tranquille è la programmazione di ogni dettaglio. Giulia Bolla di Garini immagina Eventi Verona  sottolinea infatti che “il piano B non potrà certamente essere improvvisato qualche ora prima, ma neppure qualche giorno prima, dovrà assolutamente essere pianificato come il matrimonio con il bel tempo, perché anche in caso di pioggia il matrimonio dovrà essere ugualmente il matrimonio che gli sposi hanno sempre sognato”. La programmazione oltre a farvi stare sereni servirà ad evitare disagi ai vostri invitati. Infatti “è chiaro che gli spazi per il piano B non devono essere allestiti all’ultimo momento ma preparati per tempo perché gli invitati non devono subire disagi e spostamenti improvvisi” perchè i vostri invitati sono importante, come sostiene Melina Mirenghi  di Melina Mirenghi Wedding & Event Planner“Un piano B è dunque una parte integrante dell’organizzazione di un evento” secondo l’esperienza di Stefania Guastini di GuastiniStyle Wedding and Events“non appena si inizia a progettare un matrimonio bisogna tener presente fin da subito della possibilità che il tempo non sia dalla nostra parte”. E per non avere altre sorprese ecco le 8 cose che avrei voluto sapere prima del mio matrimonio.

Non vi sono dubbi perciò sul perché è importante programmare, ma spesso questi pensieri possono rendere inquiete le spose e la Wedding Planner Ester Chianelli  ci svela un trucco per pianificare al meglio il giorno più importante di sempre: “il mio segreto con le spose è non parlarne affatto! Ma visto che molte sono ansiose, le tranquillizzo mostrando che nei miei progetti c’è sempre il piano B e programmo tutto anche in funzione di quello. Il piano B stravolge molte cose, ma non sempre implica una spesa in più e non è detto che peggiori la situazione! Bisogna non perdere la calma e sfruttare il problema a nostro favore. Come? Mica posso svelarvi tutti i trucchi del mestiere?”.

2. Mai pensare ad un piano di serie B

Il piano B non rappresenta, e non deve assolutamente farlo, la brutta versione del vostro giorno. Come ci racconta Francesca di Nuvole Rosa Napoli “è sempre necessario un piano B che non sia un piano di fortuna, improvvisato, ma che sia un vero e proprio piano alternativo con un’organizzazione impeccabile in caso di mal tempo, progettato e approvato in precedenza”, “al fine di festeggiare nel migliore dei modi il proprio matrimonio a prescindere dalle condizioni climatiche” sottolinea Tulle & Cannella Wedding and Event Planner.

3. Considerate sempre il piano B nel vostro budget

Melina Mirenghi  ci ricorda che “prevedere un buon piano B può comportare delle spese supplementari e maggiori fatiche organizzative, ma è necessario per la tranquillità di tutti e il buon svolgimento dell’evento”. Ad esempio, ci ricorda Flaviana di Tulle & Cannella Wedding and Event Planner, che le tensostrutture di cui parleremo, “hanno un costo abbastanza elevato”. Per non farvi perciò sorprendere e sconvolgere da spese “bisogna perciò pianificare con accuratezza tutti i dettagli, compresi appunto i costi, per non trovarsi in situazioni spiacevoli. Siamo esperte in Problem Solving e riusciamo per questo a gestire le emergenze” ci raccontano Roberta e Claudia di Lillà Bianco.

Stefania Guastini ci ricorda che ad incidere su un budget, in caso di location con pochi spazi interni, è la tensostruttura o le coperture. Conoscerne il prezzo è fondamentale. Proprio per questo Monia Re di  Kairos Eventi aggiunge: “consiglio sempre agli ospiti un’attenta valutazione dei costi prima di scegliere una location che apparentemente sembra perfetta, ma solo apparentemente!”

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 4. Valutate sempre spazi esterni ed interni 

Una bellissima location vi ha colpito per gli ampi spazi verdi e la favolosa piscina, ma se il vostro giorno dovesse essere al chiuso? Andrebbe bene lo stesso? Le parole di Cinzia Grillo di Garini Immagina Eventi Catania sottolineano proprio questo aspetto, da non trascurare sono “gli accorgimenti necessari riguardanti gli spazi: bellissime location all’aperto devono poter consentire un’area al chiuso, sia essa strutturata o da strutturare per evitare che le intemperie possano pregiudicarne la buona riuscita. Facciamo sempre un sopralluogo per verificare la fattibilità della realizzazione di un evento, e nei casi critici cerchiamo e troviamo delle soluzioni, poiché nulla può essere lasciato al caso”. Concetti con i quali concorda anche Simona Rossi Eventi, che aggiunge di prestare massima “attenzione al fatto che la sala interna abbia una capienza di posti pari al numero di invitati, fattore che invece viene spesso sottovalutato. Questo è anche  il primo consiglio che Flaviana Cuomo di Tulle & Cannella Wedding and Event Planner da sempre agli sposi che si rivolgono a lei.

Giulia Bolla di Garini immagina Eventi Verona, in accordo con Francesca Nuvole Rosa Napoli,  aggiunge: “il mio consiglio è sicuramente quello di trovare una location che offra una soluzione B al suo interno in modo da non dover essere costretti a noleggiare una tecnostruttura, visti i costi elevati” di cui abbiamo parlato prima. In caso contrario sarà necessario come suggerisce Roberta di Italian Knot – Dream Weddings in Italy e Flaviana di “procurarsi delle tensostrutture  che siano effettivamente adeguate per freddo, vento o pioggia”. Altra soluzione può essere invece secondo The White Rose Luxury & Wedding Events in accordo con GuastiniStyle Wedding and Events, Melina Mirenghi Wedding & Event Planner e Cinzia Caprino di La Cinzia Atelier dell’Evento, quella “di non scegliere location che non abbiano un piano B puntando invece su quelle che consentano di mantenere il matrimonio completamente inalterato” o quasi.

Cinzia Caprino  ricorda, nel caso in cui vi siate affidate ad un professionista, che questi “ha il dovere di consigliare gli sposi anche in questo senso. La sala deve poter contenere tutte le persone non solo per il pranzo o cena serviti. Bisogna infatti capire se la location predispone di spazi coperti anche per la parte aperitivo”.

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3. Amate il piano A quanto il B

Un elemento che spesso si trascura ma che invece è importantissimo per la buona riuscita del vostro giorno secondo Elena di Il filo dei sogni è che “il piano B necessita di accorgimenti che lo rendano unico ugualmente, anzi tante volte può diventare anche più particolare del piano A”. Amate perciò allo stesso modo il piano alternativo, questo vi permetterà di godere del vostro giorno in ogni condizione. Rendete vostro anche il piano B attraverso dettagli e scelte stilistiche personalizzate, per aiutarvi ecco 3 tips per rendere uniche e vostre le nozze da cui potete trarre spunto.

4. Ombrelli, ventagli e tensostrutture come punti di forza del vostro giorno

Elementi utili per proteggervi dalla pioggia possono diventare gli elementi di decoro e allestimento più belli delle vostre nozze. Pensate positivo e sfruttateli come allestimenti veri e proprio e non scelte obbligate!

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Infatti Stefania Guastini raccomanda di “attrezzarsi per tempo di ombrelli in caso di incertezza, anche solo per scaramanzia”. Ricordate che “un bell’ombrello in pizzo, trasparente o un po’ shabby è sempre carino da possedere” e non per questo sarà un elemento difettoso o che stonerà, basta saper scegliere con cura anche questi dettagli.

Proprio di questa idea è anche Simona Rossi Eventi che consiglia “di prevedere anche l’acquisto di alcuni ombrelli con manico lungo (colorati, bianchi o del colore che abbiamo scelto come tema). In caso di pioggia faranno da riparo ai vostri invitati altrimenti potranno essere usati tutti aperti sul prato o a bordo piscina e diventeranno così un favoloso allestimento e sfondo perfetto per le vostre foto”.

Per quanto riguarda la tensostruttura ci suggerisce Monia Re di  Kairos Eventche la scelta migliore è sulla tipologia “Cristal, cioè trasparente” in moda da fungere anche da allestimento scenico e che se “il terreno non è in piano è fondamentale pensare anche alla pavimentazione della tensostruttura, per evitare che tutti gli invitati siano sì al coperto, ma con i piedi a mollo!”.

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5. Piano B non vuol dire solo pioggia

Non dimenticare che il piano B è utile anche ad esempio in situazioni di caldo afoso soprattutto se avete tra gli ospiti molti anziani e bambini. Per questo motivo non sono solo tensostrutture e ombrelli i vostri alleati ma anche ventagli, pergolati, ombrelli da passeggio, aria condizionata e tanto altro ancora. Non sottovalutate il vento e perché no la neve. Per sapere tutto sui matrimoni invernali ecco qui una lista dei pro e dei contro secondo le esperte che non potete assolutamente non leggere.

6. Abito perfetto per ogni occasione

Attrezzarsi al piano B non riguarda solo location e accessori, ma si tratta anche di abito. Parlando Cristina di Spose & Stile “la cliente dell’ Atelier Spose & Stile è sempre seguita e consigliata al meglio per godersi appieno ogni fase del grande giorno. Prevenire è sempre meglio che curare, quindi nel corso di una giornata festosa e al contempo formale bisogna saper fronteggiare con maestria ed eleganza eventuali macchie di vino sull’abito, temporali o il tanto temuto mal di piedi.

Proprio per questo ogni nostra sposa non lascia mai nulla al caso e studiamo sempre in fase di prova ogni soluzione a situazione imprevista: dalla scelta del secondo abito (da prevedere sempre per party che prevedono cambi di location o che durano fino a tarda notte), al cambio della calzatura, fino alla sostituzione degli accessori nel servizio fotografico e all’immancabile scaramantico ombrello (se lo porti con te, non servirà)”.

7. Mente aperta e libera alle idee

Secondo GuastiniStyle Wedding and Events “viene spontaneo pensare alla pioggia, ma spesso anche il vento”, come abbiamo detto, “può essere un problema altrettanto rischioso, soprattutto in collina o al mare”.  Siate aperti ad ogni possibilità e provate a pensare alle caratteristiche dei luoghi da voi scelti, sarà più semplice essere pronti ad ogni imprevisto.

“Prendere in considerazione un piano B solido e rassicurante fa sì che l’intero evento venga vissuto in maniera più rilassata da parte di tutti” e questo vi permette di avere una mente rilassate e pronta a reagire con più velocità.

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8. Siate previdenti

“Per vivere al meglio anche una giornata senza sole è il caso di munirsi preventivamente almeno di una stola in cashmere o di un bolerino che in caso di vento o umidità notturna proteggano la sposa. Non bisogna dimenticare che un brutto raffreddore potrebbe rovinare la partenza per il viaggio di nozze”. Sono i consigli di Stefania. Ricordatevi che avete visto le location in una parte del giorno ma voi ci passerete molto più tempo. Pensate a quando tramonta il sole e alle variazioni di temperatura, soprattutto se in altura.

Se puntate su atmosfere magiche con candele è importante “assicurarsi che le candele non siano mai a fiamma scoperta, in caso anche di un venticello persistente l’atmosfera che potrebbero creare si andrebbe a perdere” Sono consigli che possono fare la differenza come ci racconta Stefania Guastini di GuastiniStyle Wedding and Events 

Per non essere impreparate ma previdenti ecco alcuni degli errori più comuni delle spose da evitare.

9. Pensate positivo

Importante è non farsi abbattere da piccoli imprevisti o cambi di programma. Ricordate che la buona riuscita dell’evento dipenderà prima di tutto dal vostro umore. Sposi felici significa matrimonio bellissimo. La cosa più importante è che ci siano i vostri parenti e amici più cari e che non manchi il divertimento. Non lasciate nulla a la caso e con il sole o con la pioggia vedrete che non ci sarà differenza!

10. Non solo ricevimento nel vostro piano B

Quando si pensa ad un piano B, raccomanda Barbara di Come nei sogni “spesso pensiamo solo al momento dell’aperitivo e del banchetto. E’ invece importante, avere già delle idee per il servizio fotografico e per l’ingresso della sposa in Chiesa. Una città ricca di portici facilita il compito, in alternativa cercate bell’atrio all’interno di qualche palazzo antico, saloni di musei o case private talmente belle che possono essere una valida alternativa per il servizio fotografico. L’importante è pensarci per tempo. Anche l’ingresso della sposa può essere meno complicato se ci attrezziamo di ombrello, ma anche di un gazebo sotto il quale farla passare in una sorta di percorso asciutto.

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Insomma è importante pensare ad ogni aspetto della giornata anche ai più piccoli dettagli.

“Non ci si può infatti affidare al fato”, ci dice Giovanna di Giovanna Damonte Giovanna Damonte Wedding planner & Event designer perché “purtroppo il tempo non è prevedibile e non c’è una stagione più favorevole rispetto ad un’altra quindi,sposi, se non vi affidate ad un Wedding Planner, pensate e studiate voi un piano B attuabile perché tutto possa essere perfetto ed indimenticabile anche in caso di pioggia”.

Ed ora che vi abbiamo dato alcuni spunti su cui riflettere siete perfettamente in grado di rendere unico il vostro giorno in ogni situazione! E se volete organizzare un matrimonio perfetto non vi resta che continuare con la lettura della mini guida per un matrimonio in soli sei mesi!

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